Monissa tilanteissa asiakkaita auttavilla viranomaisilla ja muilla ammattilaisilla on oikeus saada tietoja asiakkaastaan muilta toimijoilta. Tietojamme liikkuukin jatkuvasti sähköisissä tietojärjestelmissä ja teknisillä rajapinnoilla, kuten potilastietojärjestelmissä, Kanta-palveluissa ja Kelan etuustietopalvelu Kelmussa.
Usein tietojen luovuttamiseen liittyy kuitenkin haasteita, jotka hankaloittavat niin viranomaisten kuin asiakkaiden arkea, sanovat Hyvil Oy:n juristi Kaisa-Maria Kimmel ja Kelan johtava juristi Teija Hautera.
Orpon hallitus haluaa vahvistaa ihmisten oikeutta ja mahdollisuuksia omien tietojensa hallintaan ja hyödyntämiseen. Hallitusohjelma esittää, että tätä varten kehitetään muun muassa valtakunnallinen suostumustenhallintaratkaisu. Hallitus haluaa myös puuttua viranomaisten tiedonkulkuun liittyviin lainsäädännön ongelmiin.
Tiedonvaihdon ongelmat osuvat paljon palveluita käyttäviin
Tietojen luovuttamisen hankaluudet vaikuttavat Kimmelin ja Hauteran mukaan varsinkin ihmisiin, jotka tarvitsevat paljon palveluita. Esimerkiksi pitkäaikaiset työkykyongelmat johtavat herkästi siihen, että ihminen joutuu hoitamaan asioitaan niin TE-palvelujen, hyvinvointialueen kuin Kelan kanssa.
”Ihmiselle pystytään myös tarjoamaan parempaa palvelua, kun viranomaiset voivat vaihtaa tietoja suostumuksella”, Kimmel sanoo.
Esimerkiksi moniammatilliseen verkostotyöhön perustuvat työkykymallit vaativat toimiakseen, että viranomaiset saavat tietoja toisiltaan. Tällaisista malleista on hyviä tuloksia Työkykyohjelmasta ja Kela sairaalassa -projektista.
Ihmisen pitää itse antaa tietojen luovuttamiseen erikseen suostumus, jos toisen viranomaisen tiedonsaantioikeutta ei ole selkeästi säädetty lakiin. Se johtaa välillä esimerkiksi tilanteisiin, joissa asiakas ja ammattilainen jonottavat yhdessä toisen viranomaisen puhelinpalvelussa saadakseen jonkin tiedon vaikkapa etuushakemuksen tekemistä varten.
Tiedonvaihtoa tehdään jo nyt paljon, mutta tarve olisi vielä suurempi
Tietojen luovuttaminen suostumuksella ei ole mikään marginaalinen ilmiö.
Pelkästään Kela luovuttaa asiakkaan tietoja toiselle viranomaiselle asiakkaan suullisella tai kirjallisella suostumuksella arviolta yli 35 000 kertaa vuodessa. Viranomaisten puhelinpalvelun puheluista 15 prosenttia on sellaisia, joissa asiakkaan asiaa hoidetaan suostumuksella.
Millaisissa tilanteissa suostumuksia sitten tarvitaan? Esimerkiksi Kelan oikeus saada asiakkaasta tietoja alkaa, kun etuushakemus tulee vireille. Jos sitä ennen halutaan selvittää oikeutta Kelan tukiin yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa, tietoja voidaan vaihtaa asiakkaan suostumuksella.
”Meidän käsityksemme on, että suostumuksella välitettyjen tietojen määrät eivät vastaa tarvetta. Esimerkiksi pelkästään hyvinvointialueilla on yhden arvion mukaan tarve jopa 300 000:lle suostumuksella hoidettavalle tiedonluovutukselle vuodessa”, Hautera sanoo.
Näin suurien määrien käsittelemiseen ei kuitenkaan toistaiseksi ole toimivia käytäntöjä. Tilanteesta riippuen tiedon luovuttamista varten tarvittavan suostumuksen käsittelyyn menee Kelan selvityksen mukaan 8–20 minuuttia.
Suostumusten hallinta on Suomessa kirjavaa
Suostumusten hallinnassa on ollut pitkään omat haasteensa. Suostumusten antamiseen ja jakamiseen ei toistaiseksi ole Suomessa yhdenmukaisia käytäntöjä tai järjestelmiä. Eri toimijat joutuvat siis itse ratkomaan, miten suostumuksia pyydetään, hallinnoidaan ja välitetään toisille tahoille niin, ettei asiakkaan tietosuoja vaarannu.
”Tyypillisesti tieto suostumuksesta annetaan viranomaisen omalla pdf-lomakkeella. Ihmisille ei ole teknisesti kätevää tarkistaa myöntämiään suostumuksia tai rajata tai perua niitä jälkeenpäin”, Hautera huomauttaa.
Kela julkaisi tänä vuonna suostumuslomakkeen, jota voivat käyttää muutkin toimijat. Kelan maaliskuussa järjestämä webinaari, jossa käsiteltiin suostumuslomaketta ja tietojen luovuttamista asiakkaan suostumuksella, veti linjoille yli tuhat ammattilaista.
Asiantuntijat toivovat lainsäädännön selkeyttämistä
Hallitusohjelmaan kirjattu kansallinen suostumustenhallintapalvelu tulee siis tarpeeseen, Teija Hautera sanoo. Tällainen palvelu voi olla yksinkertainenkin: asiakas voisi valita sähköisessä palvelussa, mitä tietoja hänestä saa luovuttaa kenellekin, ja viranomaistoimijat näkisivät annetut suostumukset reaaliaikaisesti.
Entä mitä muuta pitäisi tapahtua, jotta tiedonvaihdon hankaluuksista päästäisiin eteenpäin?
Viranomaisten väliseen tiedonvaihtoon ja yhteistyöhön tarvittaisiin asiantuntijoiden mielestä myös kansallinen, tietoturvallinen viestintäväline. Kaisa-Maria Kimmel toivoisi viranomaistoimijoilta myös enemmän ratkaisukeskeisyyttä siinä, miten tiedon luovuttamiseen liittyvää lainsäädäntöä tällä hetkellä tulkitaan.
”Lisäksi tiedonvaihtoon liittyvää lainsäädäntöä pitää kirkastaa. Lainsäädäntöä on paljon, ja se kaipaa kehittämistä. Pitäisi käydä kunnolla läpi erityis- ja yleislait ja se, mitä tiedonsaantioikeuksista on kussakin laissa sanottu”, Kimmel sanoo.