Oulun alueella Kela ja sosiaalitoimi ovat jo vuosia kehittäneet yhteisen tekemisen malleja ja palveluyhteistyötä. Usein yhteistyössä hyödynnetään tietoa ja tilastoja.
Mitä Oulussa on opittu yhdessä tekemisestä, ja millaisia asioita tulee huomioida hyvinvointialueiden toiminnan käynnistyessä? Kelan asiantuntijat kertovat.
Sari Kenttä toimii Kelan Pohjoisen vakuutuspiirin toimeentuloturvaetuuksien ratkaisukeskuksen päällikkönä ja katsoo muutosta hallinnollisen työn ja yhteisten asiakkaiden näkökulmasta. Oulun palveluryhmän ryhmäpäällikkö Sari Hedemäki vastaa puolestaan välittömästä asiakaspalvelusta sekä chatissa ja puhelimitse tapahtuvasta palvelutoiminnasta.
Oulussa jaetaan tietoa ja tiloja
Oulussa Kela ja sosiaalitoimi tekevät monissa asioissa yhteistä työtä. Esimerkiksi nuorten toimeentulotukiasioissa Kelalla ja sosiaalitoimella on yhteinen tiimi.
”Seuraamme Kelan tilastoista yhdessä esimerkiksi yli neljä kuukautta tulottomana toimeentulotukea saaneiden alle 25-vuotiaiden määriä. Tavoittelemme mahdollisimman vähäistä viimesijaista turvaa tarvitsevien nuorten määrää”, Sari Kenttä kertoo.
”Tarjoamme kumppaneille omia tilasto- ja selvitystietojamme. Sosiaalitoimi puolestaan jakaa meille omiaan mahdollisuuksien mukaan.”
Asiakaspalvelussa yhteistyö on fyysistä, Sari Hedemäki kertoo. Kela ja sosiaalitoimi toimivat siis usein samoissa tiloissa.
Kelalla on oma tila sosiaalitoimen siivessä Haukiputaan hyvinvointikeskuksessa. Lisäksi ennen korona-aikaa Kelan työntekijät kävivät tekemässä palvelutyötä Kontinkankaan ja Tuiran hyvinvointikeskuksissa. Nyt palveluyhteistyöhön palaaminen on jälleen suunnitelmissa.
Kela on kehittänyt palveluitaan alueellisen tiedon perusteella. Esimerkiksi Tuirassa palveluita on suunnattu vastaamaan erityisesti ikääntyneen väestön tarpeisiin, sillä alueella asuu paljon ikäihmisiä. Tuiran hyvinvointikeskuksen asiakkuusvastaava on perehtynyt ikäihmisten asioihin ja tuntee esimerkiksi alueella toimivat järjestöt hyvin.
Haukiputaan ja Kontinkankaan hyvinvointikeskuksissa Kelan palveluita on kohdennettu erityisesti aikuissosiaalityön asiakkaille.
”Tilanteen vaatiessa voimme asiakkaan suostumuksella hoitaa asiakastapauksia yhdessä sosiaalitoimen kanssa”, Sari Hedemäki kertoo.
Toiveissa sähköinen yhteistyöväline
Sari Kentän mielestä Oulun alueella viranomaisten palveluissa ymmärretään, että asiakkaat ovat yhteisiä. Etenkin erityistä tukea tarvitsevien asiakkaiden osalta on tärkeää, että samaa asiaa ei tarvitse kertoa useammalle viranomaiselle.
”Hakemukset ja tarvittavat liitteet saadaan kerralla hoidettua, eikä hakemusten täydentämiseen tarvita yhteydenottoja Kelan ratkaisupuolelta. Olisi asiakkaiden etu, jos tällaista palvelua pystyttäisiin antamaan isossa mittakaavassa”, Sari Hedemäki sanoo.
Isoin haaste yhteistyössä liittyy tietojärjestelmiin ja tiedon kulkuun. Oulussa on jo vuosia toivottu yhteistä tietoalustaa, johon asiakkaan suunnitelmat ja tiedot voitaisiin kirjata. Sen puuttuessa joudutaan tekemään ylimääräistä työtä ja hakemaan puuttuvia tietoja toiselta osapuolelta.
”Yhteydenpitoa sosiaalitoimen kanssa on hoidettu pitkälti Skypessä ja puhelimitse, koska Teams ei ole tietoturvallinen. Oulun hyvinvointikeskuksille on myös korvamerkitty omat Kela-yhteyshenkilöt, joihin voi olla yhteydessä, ettei tarvitse soittaa kasvottomaan Kelaan”, Sari Kenttä toteaa.
Hallittu siirtymä on erityisen tärkeä kiireellistä apua tarvitseville
Hyvinvointialueet aloittavat toimintansa vuodenvaihteessa 2023. On tärkeää huolehtia siitä, että siirtymä tapahtuu sujuvasti, Sari Kenttä sanoo.
Kuntien sosiaalityöntekijät ovat saaneet Kelasta tietoa etuustietopalvelu Kelmun kautta, ja monelle se on tärkeä työkalu. Ennen vuodenvaihdetta onkin tärkeää varmistaa, että myös hyvinvointialueen työntekijöillä on etuustietopalvelu ja siihen tarvittavat valtuudet käytössä. Kenttä korostaa, että tarvittavat tekniset järjestelmät tulee suunnitella ja testata ajoissa
”Toimintamallit on kartoitettava ja suunniteltava hyvissä ajoin, ja uusiin käytäntöihin siirrytään sitten, kun siirtymä on hallitusti tehty. Yhteistyön katkeaminen saattaisi paljon kiireellistä apua tarvitsevia ihmisiä hankalaan tilanteeseen”, Hedemäki sanoo.
”Siirtymävaihe onnistuu, jos asiakas ei huomaa mitään”
Mitä hyvinvointialueiden perustamisessa pitäisi ottaa huomioon sosiaalitoimen näkökulmasta?
”Täytyy muistaa, että myös siirtymävaiheessa asiakkailla on keskeneräisiä palvelupolkuja ja hoitosuhteita. Siirtymävaihe tulee suunnitella niin, että työ voidaan hoitaa katkeamatta. Siirtymässä onnistutaan silloin, jos asiakkaat eivät huomaa, että palveluita järjestävä taho muuttuu”, Sari Kenttä sanoo.
Kenttä muistuttaa myös, että asiakas on kohdattava varhaisessa vaiheessa. Jos ihminen ei saa apua pieneen vaivaan, siitä voi kasvaa suuri vaiva, jossa tarvitaan erityistason palveluita.
Palveluiden suunnittelussa täytyy huomioida hyvinvointialueiden väliset ja sisäiset erot, sanoo Sari Hedemäki. Palveluiden saavutettavuus on varmistettava myös paikkakunnilla, joissa ei ole käyntipalvelupisteitä. Kelassa on kehitetty tätä varten puhelin- ja nettipalvelua.
”Lisäksi on toimintamalleja, joiden kehittämistä ei tule jättää. Kela esimerkiksi käy pienillä paikkakunnilla nuorten Ohjaamoissa ja antaa ohjausta nuorille etäyhteyksillä. Tämä on tärkeä sektori”, Hedemäki sanoo.
Sote-uudistuksessa on panostettava yhteistyöhön Kelan ja sosiaalihuollon välillä
Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen toimeenpano lepää suurimmaksi osaksi hyvinvointialueiden ja kuntien harteilla, mutta myös Kelassa pitää kiirettä.
Uudistus vaikuttaa muun muassa Kelan tietojärjestelmiin, etuustietojärjestelmiin, tiedonvaihtoon ja Kelan ylläpitämiin Kanta-palveluihin, kertoo Kelan johtava asiantuntija Marjukka Turunen, joka koordinoi Kela-tasoista Kelan ja hyvinvointialueiden yhteistyösuunnittelua.
Kelan ja sosiaalihuollon työntekijöillä on paljon yhteisiä asiakkaita, joiden etu on se, että eri viranomaiset työskentelevät rinnakkain. Kuntien kanssa on viime vuosina kehitetty hyviä käytäntöjä, ja kehitystyön halutaan jatkuvan, kun sosiaalipalveluiden järjestäminen siirtyy hyvinvointialueille.
Saumaton yhteistyö Kelan ja sosiaalihuollon välillä vaatii paljon työtä. Kummankin osapuolen tulee tuntea toistensa palvelut ja asiakaspolut riittävän hyvin. Yksi olennainen asia on, että tarvitaan myös oikeudet ja keinot tiedonvaihtoon.
– Tarvitaan esimerkiksi tietoturvallinen ja helppokäyttöinen ratkaisu asiakastietojen jakamiseen. Sähköposti tai Teams se ei voi olla. Tätä Kela on vienyt eteenpäin yhteistyössä Kuntaliiton ja valtiovarainministeriön kanssa.
Kelan ja sosiaalihuollon yhteistyöstä paljon hyviä kokemuksia
Turunen näkee tulevassa yhteistyössä paljon mahdollisuuksia, sillä kokemuksia yhteisestä tekemisestä on jo kertynyt. Kela sote-keskuksissa– ja Kela sairaalassa -projekteissa Kelan asiantuntijat ovat jalkautuneet perusterveydenhuollon, sosiaalihuollon ja erikoissairaanhoidon yksiköihin. Huomiot ovat olleet positiivisia.
– Kelan asiantuntija hoitaa etuusasiat samalla, kun sosiaalihuollon asioita käydään läpi. Tämä on asiakkaan etu, ja samalla toimihenkilöiden työmotivaatio, hyvinvointi ja osaaminen on lisääntynyt.
Samalla viranomaiset myös oppivat toistensa palveluista ja prosesseista, ja tätä kautta lisääntyy arvostus ja luottamus eri toimijoiden ja asiantuntijoiden välillä, Turunen sanoo.
Esimerkiksi Oulun alueella yhteistyö Kelan ja sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden välillä on muovautunut tavalla, josta kannattaa ottaa oppia.
– Siellä organisaatiorajat ovat hämärtyneet hyvällä tavalla. Asiakkaasta otetaan koppi siellä, mihin hän ensimmäisenä menee. Luottamus toimijoiden välillä on rakentunut hienosti, Turunen sanoo.
Tekstissä korjattu 1.4.2022 Sari Hedemäen titteli ryhmäpäälliköksi.