Kelan strategian keskiössä ovat luottamus, tieto ja turva. Tavoitteenamme on, että asiakkaamme voivat luottaa meihin, hyödynnämme tietoa paremman asiakaskokemuksen rakentamisessa ja luomme turvaa asiakkaidemme arkeen. Näiden tavoitteiden toteutuminen vaatii sitä, että kuljemme koko organisaatiossa yhteisin askelin niitä kohti.
Julkisella sektorilla on perinteisesti syntynyt vahvoja organisaatiorakenteita, joiden rajojen yli keskustelua käydään liian vähän. Kela ei ole tästä poikkeus. Näitä raja-aitoja lähdimme purkamaan yhteisten tavoitteiden avulla. Tunnistimme myös tarpeen tarkastella tavoitteita aiempaa useammin ja siten vahvistaa muutoskyvykkyyttämme. Koska OKR-mallista oli saatu muissa organisaatiossa hyviä kokemuksia, päätimme Kelassakin lähteä kokeilemaan sitä.
OKR-mallin voima löytyi yhteisestä tekemisestä
Ensimmäiseksi asetimme yhteiset tavoitteemme OKR-mallin avulla vuodelle 2021. Valitsimme siis strategiamme toteutumisen kannalta keskeiset asiat, joihin haluamme vuoden aikana yhdessä vaikuttaa. Kehitimme jokaiselle tavoitteelle mitattavat avaintulokset. Huomasimme nopeasti, että tarvitsemme paremmat käytännöt yhteisten tavoitteiden toteuttamiseen. Totesimme myös, että OKR-mallin voima piilee siinä, että viemme sen tiimitasolle.
Seuraavana vuonna, 2022, Kelassa noin 1 300 ihmistä lähti harjoittelemaan OKR-mallin hyödyntämistä tiimeissä. Innostusta kokeilla uutta johtamistapaa löytyi joka puolelta organisaatiota, pienestä data science -tiimistä isoihin ratkaisu- ja asiakaspalveluyksiköihin ja yhteisiin palveluihin.
Kaikki mallin käyttöön ottaneet tiimit valitsivat soihdunkantajan. Hän varmisti yhdessä esihenkilön kanssa, että tiimissä tavoitteet valitaan yhdessä henkilöstön kanssa, niitä seurataan säännöllisesti ja neljän kuukauden jälkeen retroillaan eli keskustellaan siitä, miksi tavoitteet toteutuivat tai eivät toteutuneet ja mitä tiimi voi oppia. Tämä mahdollisti ongelmien ja haasteiden tunnistamisen sekä lähestymistapojen säätämisen. Olemme myös jakaneet ja huomioineet onnistumisia tiimeissä, kun tavoitteita on saavutettu.
OKR-malli lisäsi uusien ideoiden hyödyntämistä
Olemme Kelassa arvioineet ja parantaneet jatkuvasti OKR-prosessiamme. Viime vuoden lopulla teimme kyselyn siitä, miten OKR-mallin käyttö on muuttanut työntekoa tiimeissä, pääasiassa asiakaspalvelussa ja etuuskäsittelyssä. Tulosten perusteella OKR-mallia käyttävissä tiimeissä henkilöstön osallisuus tavoitteiden johtamiseen ja uusien ideoiden hyödyntäminen on vahvistunut.
Noin 250 vastaajasta 90 % kertoi, että he tuntevat Kelan strategian, ja puolet vastaajista koki sen tulleen aiempaa tutummaksi. 60 % vastaajista koki, että on päässyt osallistumaan tavoitteiden valitsemiseen aiempaa enemmän ja niiden saavuttamiseksi on tehty enemmän yhteistyötä. Jopa 70 % kertoi, että keskustelu opeista on ollut säännöllistä, ja yli puolet kertoi, että uusia ideoita on hyödynnetty enemmän.
Kelan palveluasiantuntijat myös kertoivat, että ymmärrys oman työn merkityksestä strategian toteutumiselle on vahvistunut ja oman työn hyöty Kelan asiakkaille on tullut näkyvämmäksi. He ovat myös kokeneet työnantajan luottavan heihin. Eräs sanoitti kokemusta näin: ”Usein olen kuullut kritiikkiä, että ylhäältä päin annetaan ohjeet ja me sitten täällä ruohonjuuritasolla toteutamme niitä. Tässä on ehkä menty toisella tapaa. On luotettu siihen, että ihmiset tietävät, mikä olisi paras mahdollinen tapa toimia ja kehittää sitä toimintaa.”
Kelassa kokemukset OKR-mallista ovat olleet hyviä, ja mallin käyttö on laajentunut yhä uusiin yksiköihin. Samaan aikaan johtamisemme rakenteet muokkautuvat. Omasta mielestäni yksi merkittävimpiä asioita on ollut se, että kulttuurimme on muuttunut entistä enemmän oppimista ja ratkaisukeskeisyyttä korostavaksi. Meille on selkeää, millaista muutosta tavoittelemme ja teemme sen yhdessä. Haemme yhdessä oppien ratkaisuja siihen, miten asiakkaamme saavat parempia palveluja.
