Digitalisaatio-sanan juuret johtavat latinan sanaan digitus, joka tarkoittaa sormea tai varvasta. Kokemukseni mukaan digitalisaation edistäminen käytännössä onkin vahvasti sormet multaan -työtä, jonka tekijän on tärkeää jalkautua muiden ihmisten ja heidän työtehtäviensä pariin.
Kelassa on hyödynnetty ohjelmistorobotiikkaa etuuskäsittelyssä sekä taustatoiminnoissa vuodesta 2019 alkaen. Robotit suorittavat yksinkertaisia ja toistuvia työtehtäviä, jotka on helppo määritellä.
Ohjelmistorobotti voi kuulostaa älykkäältä, mutta se on vain ohjelmisto, joka suorittaa tiettyä sille määriteltyä tehtävää. Tässä robotti eroaa olennaisesti tekoälystä. Tekoälynä pidetään ihmisten päättelyä muistuttavaa ”älykästä teknologiaa”, kuten koneoppimista tai tiedon analysointia.
Ohjelmistorobotista on moneksi
Hyvä esimerkki robotiikan hyödyistä on vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen yksilöterapiapalvelujen julkinen hankinta, jonka viiteen eri vaiheeseen suunnittelimme oman robotin. Kela vastaanotti tekemiinsä 88 tarjouskilpailuun noin 4 500 tarjousta, joten hankinnassa käsiteltävä tiedon määrä oli massiivinen.
Ensimmäisessä vaiheessa robotti kävi noutamassa tarjousasiakirjat sähköisestä hankintajärjestelmästä Kelan omiin järjestelmiin. Tämän tehtyään se poimi tarjousasiakirjoista tarjoajien perustietoja Excel-tiedostoihin. Näiden vaiheiden jälkeen hankinta-asiantuntijat pääsivät tarkistamaan ja vertailemaan tarjouksia. Kaikkiaan robotti auttoi viidessä eri työvaiheessa yksilöterapiapalvelujen hankintakokonaisuudessa.
Ohjelmistorobotit toivat ison kilpailutuksen eri vaiheisiin kaivattua resurssiapua ja tiedonsiirron tarkkuutta. Robotit myös lisäsivät työn mielekkyyttä: ne vähensivät toisteisia rutiinitehtäviä mutta lisäsivät ainakin tilapäisesti yhdessä tehtävää kehitystyötä, sillä eri ryhmien toimihenkilöt osallistuivat robotin suunnitteluun.
Robotiikan suunnittelijana oli tärkeää huomioida eri puolilla organisaatiota olevien ryhmien tarpeita. Tekeminen oli ennen kaikkea IT:n ohjelmointiosaamisen ja hankinta-, sopimus- ja sisältöasioiden asiantuntijoiden osaamisen yhdistämistä. Yhdessä onnistuttiin, mutta kehittämisen aikana oli myös lupa epäonnistua ja oppia.
Robotti voi tuoda säästöjä ja parantaa työelämää
Yhteensä olemme Kelassa automatisoineet lähes 70 työtehtävää. Osa niistä on kertaluonteisia, kun taas osa roboteista on työskennellyt putkeen lähes neljä vuotta.
Vuonna 2022 ohjelmistorobotit tekivät Kelassa yhteensä noin miljoona työtä, ja ne säästivät 30 henkilötyövuotta eli kaksi miljoonaa euroa. Vaikka robotit tuovat suoria euromääräisiä säästöjä, niiden suurimmat hyödyt ovat laadullisia ja strategisia.
Koska robotti suorittaa jokaisen työtehtävän samalla tavalla, on sen tekemä työ kaikille Kelan asiakkaille tasapuolista ja virheetöntä. Robotti ei myöskään ole vienyt kenenkään työpaikkaa, vaan etuuskäsittelijöille on jäänyt tylsien töiden vähentymisen myötä hieman enemmän aikaa asiakkaiden palvelemiseen sekä harkintaa vaativien hakemusten ratkaisuun. Tämä on paitsi tehostanut Kelan toimintaa, tehnyt myös toimihenkilöiden työstä mielekkäämpiä.
Onnistumisen avaimena yhteistyö, avoimuus ja läpinäkyvyys
Miten laaja-alaisessa 8 000 hengen organisaatiossa sitten käytännössä kehitetään robotiikkaa?
Olemme Kelassa järjestäytyneet siten, että minä ja muut robotiikan suunnittelijat etsimme automatisoitavia kohteita, teemme robotin määritykset sekä huolehdimme sisäisistä verkostoista, työryhmien vetämisestä sekä tiedottamisesta. IT-palvelut puolestaan vastaa robottien ohjelmoinnista.
Pidämme toimihenkilöille infotilaisuuksia ja robotiikan iltapäiviä, joissa jalkautamme tekoäly- ja robotiikkatietoutta sekä pohdimme yhdessä uusia ideoita. Olennaista on, että työntekijät osallistuvat kehitystyöhön, sillä he tietävät usein itse, mitkä työt olisi järkevintä automatisoida. Suunnitteluun tarvitaan usein myös työn lähijohdon ja kehityskohteen tuntevien asiantuntijoiden panostusta.
Kokemuksiemme mukaan avoin tiedottaminen ja osallistaminen myös hälventää uuteen teknologiaan liittyviä epäilyksiä työyhteisössä. Tässä on auttanut myös robottien inhimillistäminen ”digitaaliseksi työkaveriksi”.
Uusia ideoita automatisoinnin kohteiksi olemme saaneet esimerkiksi Ilmianna tylsä työ -kampanjoista. Tärkeä apu digitalisaation jalkauttamisessa ovat myös etuuskäsittelijöistä valitut robokummit, jotka ovat oman etuutensa lisäksi perehtyneet ohjelmistorobotiikkaan. Kummin tehtäviin voi kuulua hänen osaamisensa mukaan robotin määrittelyä ja testaamista ja sen tekemien töiden tarkistamista. Robokummit myös pitävät työkaverinsa tiedotettuina robotiikan viimeisimmistä kuulumisista ja ottavat vastaan uusia automaatioideoita.
