Facebook Twitter LinkedIn Sähköposti

Lainmuutoksilla nyt tiukka aikataulu

Kun laki muuttuu, myös Kelan tietojärjestelmiä täytyy päivittää.
Teksti Hanna MoilanenKuvat Kela

Lakimuutosten vieminen Kelan järjestelmiin tarkoittaa useita tuhansia tunteja hiljaista ja näkymätöntä taustatyötä. Kun lakeja runnotaan läpi nopeutetulla aikataululla, järjestelmämuutoksia ei välttämättä ehditä testata luotettavasti.

Tietojärjestelmämuutosten suunnittelu aloitetaan Kelassa jo silloin, kun uudesta laista tai lakimuutoksesta ei ole tehty edes hallituksen esitystä.

”Aikataulu on yleensä erittäin kiireinen. Tietojärjestelmien muutostyön alustava suunnittelu aloitetaan jo silloin kun hallitusohjelma julkaistaan ja kehysriihen päätöksiä uutisoidaan eli jo kauan ennen lain eduskuntakäsittelyä”, etuusjärjestelmäyksikön päällikkö Heli Kauhanen sanoo.

Tänä vuonna tilanne on ollut poikkeuksellinen.

Tänä vuonna tilanne on ollut poikkeuksellinen. Esimerkiksi työttömyysturvaan kohdistuu neljä lakimuutosta vuodenvaihteessa 2016–2017. Ansiosidonnaisen työttömyysturvan keston lyhentäminen 500 päivästä 400 ja 300 päivään tiedettiin jo hyvissä ajoin ja siihen on pystytty varautumaan. Kela maksaa työttömän perusturvaa, eli peruspäivärahaa ansiosidonnaisen jälkeen.

Muutoksia läpi järjestelmien

Lisäksi hallitus on päättänyt kolmesta muusta työttömyysturvan lakimuutoksesta, joita on valmistelu ministeriössä kesän ja syksyn aikana. Jatkossa ulkomaalaislain perusteella oleskeluluvan saaneille maksettaisiin määrältään pienempää kotoutumistukea työmarkkinatuen asemasta. Työttömien matka-avustus poistuu ja sen tilalle tulee uutena etuutena liikkuvuusavustus. Lisäksi työnvastaanottamisvelvollisuutta tiukennetaan.

”Tänä syksynä tilanne on ollut erityisen tiukka. Lakien valmistelut ovat venyneet ja järjestelmien suunnittelun kannalta tärkeät yksityiskohdat ovat olleet auki pitkälle syksyyn”, Kauhanen arvioi.

”Kotoutumistuesta tulee oma etuutensa työttömyysturvan tietojärjestelmään, ja se aiheuttaa muutoksia läpi järjestelmän. Liikkuvuusavustus on ollut hankala uudistus, koska sen yksityiskohdat ovat olleet pisimpään epäselvät.”

Kelassa on viitisenkymmentä erilaista etuusjärjestelmää. Lisäksi on suuri joukko tukijärjestelmiä. Moniin näistä tarvitaan muutoksia lakien muuttuessa. Lisäksi tarvitaan yleensä muutoksia takaisinperintäjärjestelmään ja etuustyönhallintajärjestelmään.

Myös verkkopalvelut ja nettisivujen etuuslaskurit täytyy päivittää uuden lainsäädännön mukaisiksi. Lomakkeet ja asiakaskirjeetkin täytyy korjata, jotta niiden sisältö vastaa uutta lakia.

Järjestelmämuutoksien lisäksi täytyy muun muassa kouluttaa kelalaisia uusiin lakeihin, muokata kela.fi-sivujen tekstiä ja viestiä asiakkaille .

Kiireellisestä aikataulusta voi seurata tietojärjestelmävirheitä

Järjestelmien muutostyö on tiukkaa yhteispeliä. Ensin etuuden asiantuntijat pohtivat, mitä muutos tarkoittaa sisällöllisesti. Sen jälkeen etuusjärjestelmäyksikön suunnittelijat määrittelevät, miten järjestelmän pitäisi toimia.

Kelan ICT-asiantuntijat toteuttavat muutokset tietojärjestelmiin. Lopuksi testausyksikkö kokeilee ja tarkistaa, että muutokset toimivat oikein. Testaaminen alkaa vaiheittain järjestelmän eri osien valmistuessa.

Esimerkiksi työttömyysturvaan tulee lähes vuosittain muutoksia. Tietojärjestelmien uudistamiseen on luotu toimintamalli, jota toistetaan. Silti muutos vaatii helposti kahdeksan kuukauden aikana lähes 5000 tunnin työn.

”Tunteja kertyy myös hallituksen esitysten kommentoinnista, niiden tulkinnasta ja henkilöstön kouluttamisesta soveltamaan uutta lakia”, Kauhanen muistuttaa.

Suurissa lainmuutoksissa sekä aikajänne että työmäärät ovat huomattavasti suuremmat. Esimerkiksi tietojärjestelmätyö lääkekorvauksiin tulleen alkuomavastuun tiimoilta aloitettiin Kelassa jo vajaat kaksi vuotta aiemmin.

Kauhanen toivoo, että lakimuutokset tulisivat voimaan tasaisesti ympäri vuoden. Nyt lait astuvat voimaan pääosin vuoden alussa, jolloin työ pakkautuu loppuvuoteen.

Nopealla aikataululla ja yllättäen tulevat lakimuutokset pistävät Kelan organisaation koville. Käytännössä tekijöitä siirretään talon sisällä kehittämistehtävistä lainmuutosten toteuttamiseen.

”Parhaillaan työstettävien työttömyysturvauudistusten kohdalla meillä on käytettävissä vain puolet siitä ajasta, joka tietojärjestelmätyöhön normaalisti tarvitaan. On nähtävissä riski, että järjestelmiin jää virheitä, koska emme ehdi testata niitä riittävän hyvin”, Kauhanen arvioi.

Näin lakimuutokset tavallisesti etenevät Kelassa

Suunnittelu

  • Sosiaali- ja terveysministeriö ottaa yhteyttä Kelaan keväällä. Suunnitellut muutokset käydään yhdessä läpi.
  • Suunnittelutyö alkaa heinäkuun lopussa hallituksen esitysluonnoksen pohjalta. Kelan lakiasiantuntija tulkitsee, mitä luonnos tarkoittaa Kelan näkökulmasta. Kehittämispalvelujen suunnittelijat määrittelevät, miten uudistus vaikuttaa tietojärjestelmiin. Noin 7 henkilöä osallistuu suunnitteluun eri rooleissa. Suunnittelutyöhön kuluu aikaa noin 900 tuntia.
  • Tietojärjestelmämuutoksen tekninen suunnittelu alkaa elokuun alussa. ICT-palveluista on mukana 7 henkilöä. ICT-työhön menee aikaa yhteensä noin 2200 tuntia.
  • Hallituksen esitykset valmistuvat syys-lokakuussa ja ne menevät eduskuntakäsittelyyn.

Testaus

  • Tietojärjestelmän ensimmäisiä muutettuja osia aletaan testata syyskuussa. Tekniset muutokset valmistuvat joulukuun alkuun mennessä.
  • Lakimuutokset vahvistetaan joulukuussa.
  • Etuuskäsittelijät koulutetaan uuteen lakiin ja etuusjärjestelmän muutosten käyttöön loppuvuoden aikana.
  • Tietojärjestelmän muutosten testaus valmistuu joulukuun puoleenväliin mennessä. Testaukset työllistävät 5 henkilöä. Niihin kuluu aikaa yhteensä noin 1900 tuntia.
  • Tietojärjestelmän muutokset otetaan käyttöön joulukuun puolessa välissä.
  • Laki tulee voimaan vuoden alussa. Kelan tietojärjestelmät ovat valmiit ja palvelevat asiakkaita uuden lain mukaisesti.