Päällikön asiaosaaminen oli pitkän kokemuksen ansiosta rautaa, mutta viestintä ei ollut aikaisemmin ollut merkittävä osa hänen työtään. Nyt hän oli astumassa suoraan valtakunnan median eteen. Oli tärkeää, että hän onnistuisi kertomaan haastattelussa Kelan näkökulman julkisuuteen selkeästi ja ymmärrettävästi.
Viestintä on merkittävä osa asiantuntijoiden työtä. Jokainen on vastuussa omaan työhönsä liittyvästä vuorovaikutuksesta ja tiedonkulusta, mutta yhä useampi asiantuntija pääsee, haluaa tai joskus joutuu edustamaan organisaatiotaan toimitetussa tai sosiaalisessa mediassa.
Päällikkö valmistautui haastatteluun yhdessä viestinnän asiantuntijan kanssa, mutta tajusimme, että niin ei suinkaan ole aina tapahtunut. On epäreilua heittää asiantuntija myrskynsilmään ja huutaa ohjeistukseksi, että viestintä kuuluu kaikille!
Aloimme uudelleen miettiä, millainen viestintäperehdytys keskeisiin rooleihin tulevien johtajien, päälliköiden ja muiden asiantuntijoiden pitäisi saada. Kelassa viestintätaidot on myös tunnistettu ja määritelty yhdeksi keskeiseksi työelämätaidoksi. Mutta onko viestintätaitoja mahdollista kehittää säännöllisesti? Perinteisesti olemme tarjonneet koulutuksia intran ja nettisivujen päivittämiseen ja verkkokirjoittamiseen sekä nipun eri kanavien someklinikoita. Lisäksi järjestämme säännöllisesti mediavalmennuksia ja kriisiviestintäharjoituksia. Mutta olisiko tapa, jolla asiantuntijat pääsisivät viestinnän buffet-pöytään lusikoimaan itselleen lautasellinen viestintäosaamista laajemminkin. Sen lisäksi, että kurssilaiset saisivat oppia viestinnän alan asiantuntijoilta, he voisivat oppia myös toisiltaan.
Näistä pohdinnoista alkoi muotoutua Kelan viestintäakatemia, jonka pilottikurssi pidettiin keväällä 2019.
Mitä viestintäakatemia on?
Viestintäakatemia valmentaa, rohkaisee ja inspiroi asiantuntijoita ja johtajia viestimään. Tavoitteena on, että osallistujat pystyvät omasta tehtävästään käsin osallistumaan Kelan viestinnän toteuttamiseen. Kelan viestinnän linjausten mukaisesti tahdomme viestiä avoimesti, ymmärrettävästi ja luottamusta lisäävällä tavalla.
Alusta asti Kelan viestintäakatemia on muodostunut kuudesta moduulista.
1. Viestinnän toimintaympäristö
Aloitamme viestinnän toimintaympäristöllä eli käymme läpi median murrosta, sosiaalisen median lainalaisuuksia ja sitä, että media toimii 24/7. Kun haluamme palvella mediaa Kelan tiedoilla, se pitää tehdä heti eikä huomenna. Kertaamme myös Kelan viestinnän linjaukset ja valtionhallinnon viestintäsuositusta.
2. Viestinnän suunnittelu ja viestinnän mahdollisuudet asiantuntijatyössä
Miksi viestintää kannattaa suunnitella ja miten tehdään hyvä viestintäsuunnitelma. Pohdimme yhdessä miksi asiantuntijan työ on viestiä ja miten asiantuntijatyö on vaikuttavampaa, kun viestii. Rohkaisua tässä tarvitsevat kaikki.
3. Vuorovaikutus, vuorovaikutus, vuorovaikutus
Miksi keskustelu kannattaa ja mitä eri kanavista olisi hyvä tietää? Kaikkien ei tarvitse olla kaikissa kanavissa, mutta sosiaalinen media on keskeinen alusta yhteiskunnalliselle keskustelulle. Sitä kannattaa ainakin seurata. Koko yhteiskunta hyötyy, kun asiantuntijat osaavat ja uskaltavat viestiä avoimesti.
4. Mediaviestintää on hyvä pohtia jo ennen ensimmäistä haastattelua
Miksi asiantuntijan kannattaa tai joskus täytyy antaa haastattelu? Millaista arki on toimituksessa? Mikä asiantuntijan rooli on yhteiskunnallisessa keskustelussa ja mitä oikeuksia journalistin ohjeet antavat haastateltavalle? Eikä sekään haittaa, jos ehtii harjoitella haastattelun antamista kameralle ennen ensimmäistä suoraa lähetystä.
5. Kriisiviestintä ja informaatiovaikuttaminen
Kriisiviestintätilanteet ovat harvinaisia. Monet hankalat tilanteet hoituvat, kun häiriöviestintä aloitetaan ripeästi ja lopetetaan heti kun tilanne on saatu korjattua. Kuitenkin kriisiviestintätilanteista ja niiden hoitamisesta on ehditty Kelassakin saada monenlaisia oppeja, jotka käydään porukalla läpi. Lisäksi viestintäakatemiaan on alusta saakka kuulunut informaatiovaikuttamisen luento. Informaatiovaikuttamisen tunnistaminen on uutta medialukutaitoa, jota pitää harjoitella eri puolilla yhteiskuntaa. Harjoittelu ja varautuminen ovat tässäkin ytimessä.
6. Opit ja oivallukset
Kurssin lopuksi olemme pohtineet yhdessä matkan varrella saatuja oivalluksia. Olemme myös tutustuneet jonkin toisen organisaation viestintään. Yhä useammin viestintää tehdään yhdessä eri tahojen kanssa.
Tavallisin palaute: ”Nyt mä tajuun, miten monessa viestintä on oikeasti mukana. Viestinnälle kuuluu minun tonttini asioita, mutta myös kaikkien muiden tonttien asiat. ”
Viestintäakatemian on käynyt kolmannen kurssin jälkeen noin 60 Kelan johtajaa ja asiantuntijaa. Me uskomme, että koko yhteiskunta hyötyy, kun asiantuntijat osaavat ja uskaltavat viestiä avoimesti.
