Lagen om utkomststöd fastställdes i slutet av juni, efter en lång väntan. Vid det laget var förberedelserna för att ta emot den nya förmånen dock redan långt framskridna på FPA. Ett massivt projekt för att bygga upp datasystemen tog fart i september i fjol.

”I början var vi tvungna att fatta beslut i blindo eftersom vi inte ännu kände till lagens exakta innehåll. Vi kunde ändå inte vänta på att få riktlinjerna. Tidtabellen är stram”, berättar projektchef Marianna Karhu.

Systemet för handläggning av utkomststödet tas i bruk vid jul nästa år, vilket innebär att man sammanlagt har cirka två år på sig för att bygga systemet klart. Testningen tar sin tid, så själva systemet måste vara klart vid midsommaren 2016.

”Nya aspekter stiger till ytan när arbetet framskrider. Utkomststödet innebär mycket nytt för FPA, från betalningsförbindelser till hyresgarantier.

Mål: ett tydligt och instruerande system

Systemet för handläggning av utkomststöd byggs upp enligt användargränssnittet för Onni som FPA nyligen tog i bruk.

”Vi strävar efter att göra gränssnittet tydligt och instruerande. Handläggaren ska inte i misstag kunna missa sådant de måste ta ställning till”, berättar chefsplanerare Pauliina Ikävalko.

”En viktig målsättning är att systemet ska vara användarvänligt. I början måste många av handläggarna inte bara lära sig den nya förmånen utan också vänja sig vid det nya systemet. Samtidigt ska förmånsbeslutet göras inom sju dagar, vilket är en utmaning.”

Cirka 290 000 hushåll får utkomststöd. Det blir en hel del kunder och ärenden att sköta.

Handläggaren ska alltså inte behöva lida av lagändringens mål vilket är att spara arbetstid.

”Det grundläggande utkomststödet är i sig en entydig förmån vars belopp är lätt att räkna ut. Uppgifterna som vi behöver för att fatta besluten får vi via våra datasystem. Det har kommunerna inte kunnat göra i samma utsträckning. Handläggaren ska alltså inte behöva lida av lagändringens mål vilket är att spara arbetstid.”

Värdefull feedback från användarna

De som planerar systemet för handläggning av utkomststödet och användargränssnittet har genom studiebesök bekantat sig med handläggningsarbetet i bl.a. Vanda, Lahtis och Helsingfors.

”Vi iakttog hur handläggningsprocessen går till, vilka moment som tar tid, vad som är krångligt och vad som fungerar bra. Användarnas upplevelser är värdefulla. Vi vill höra användarnas åsikter i god tid för att kunna ta dem i beaktande i utvecklingsarbetet.

I april gjorde vi den första användbarhetstestningen av systemets prototyp. Vid testningen utgick vi från ett enkelt fall: en arbetslös, ensamboende person utan egendom. Hälften av testarna var från FPA och hälften från kommunerna.

På basis av testuppgiften upplevdes handläggningen av utkomststödet med Onnis användargränssnitt som tydligt och enkel att använda. Inga kritiska problem vid användningen kom fram. Layouten fick mycket beröm. De kommunalt anställda kommenterade att de med kommunernas gamla system är tvungna att göra mycket handarbete, medan systemet som testades upplevdes som avsevärt smidigare.

I höst görs nästa användbarhetstestning där ett mer komplicerat fall kommer att testas.

Nära samarbete med kommunerna

FPA kommer att ha nära samarbete med kommunerna gällande utkomststödet. Detta tas i beaktande ur flera synvinklar också när systemet byggs upp.

”Vi vill se till att processerna hos FPA och kommunerna går ihop och att slutresultatet är så smidigt och flexibelt som möjligt för både kunder och handläggare. Kunden ska kunna sköta allt på ett ställe”, berättar chefsplanerare Minna Ylikoski.

Kunderna vänder sig till FPA med en del av utkomststödsärendena som handläggs av kommunerna, och kommunerna behöver få en impuls om dessa ärenden. När kommunerna efter det tar upp ärendet behöver de kommunanställda för att kunna fatta beslut få se uppgifterna på ansökan om utkomststöd som kunden lämnat in till FPA och uppgifterna om det grundläggande utkomststödet som handlagts hos FPA.

Vårt mål är att förmedla uppgifter så att kommunerna kan använda dem på ett optimalt sätt.

Kelmu-tjänsten utvecklas som kanal för dataöverföringen. Dessutom utvecklas en ny tjänst, eTotu, som integreras i Kelmu för att förmedla uppgift till kommunerna om kunderna har behov av socialt arbete. Via tjänsten kan man se uppgifterna i kundens ansökan och eventuella andra relevanta dokument.

”Vårt mål är att förmedla uppgifter så att kommunerna kan använda dem på ett optimalt sätt. Kommunerna önskar förstås få uppgifterna från FPA i ett format som de kommunalt anställda direkt kan använda i kommunernas egna system. Detta är krävande och kan genomföras endast delvis inom denna tidtabell. Kommunerna använder många olika system”, konstaterar Minna Ylikoski.

”Vi har ändå redan fått insikter i hur det lönar sig att förmedla uppgifterna till kommunen för att systemet ska kunna användas på ett så ändamålsenligt sätt som möjligt.”

Ett omfattande samarbete genomförs med Helsingfors stad, där 17 % av landets ansökningar om utkomststöd handläggs. Ylikoski deltog bl.a. i stadens simulationstest där staden inför år 2017 utvecklar handläggningsprocessen för det kompletterande utkomststödet.

”Vi gör en insats för att processerna hos FPA och kommunerna ska gå ihop allt bättre. Jag presenterar de nya funktionerna i Kelmu och samtidigt får vi användbar kunskap om kommunens process.”

”Det här samarbetet är ett gyllene tillfälle att se till att kunden får god service från alla håll.” ■