Kela lähetti asiakkaille tämän vuoden tammikuussa miljoona vuosi-ilmoituskirjettä vähemmän kuin edeltävinä vuosina. Paperisista vuosi-ilmoituksista voitiin suurimmaksi osaksi luopua, sillä nämä tiedot ovat kätevästi asiakkaan saatavilla Kelan verkkoasiointipalvelussa. Asiakas voi katsella ja tarvittaessa tulostaa tiedot palvelusta. Tiedot näkyvät verovuoden 2013 tiedoista alkaen. Kuitenkin esimerkiksi eläkkeensaajat ja edunvalvojat saavat kirjeen edelleen postitse.
Kelassa pohditaan säästöjä monella rintamalla, ja yhtenä kohteena ovat kirjeet. Kestävän kehityksen näkökulmasta tavoitteena on myös vähentää paperin käyttöä.
Jossain vaiheessa oli trendinä, että kaikista asioista tiedotetaan kirjeellä.
– Jossain vaiheessa oli trendinä, että kaikista asioista tiedotetaan kirjeellä. Nyt harkitaan, mistä kirjeistä voidaan luopua, jos tieto löytyy helposti esimerkiksi Kelan verkkosivuilta, kertoo etuuspäällikkö Suvi Onninen Kelasta.
– Käymme kaikki asiakaskirjeet eri etuuksissa läpi. Samassa yhteydessä suunnittelemme, miten Kelan asiakaspostia olisi mahdollista yhdistellä. Yhteistyökumppaneille lähetettävä posti on myös tarkasteltavana.
Eroon tuplasti tiedottamisesta
Tänä vuonna luovutaan myös osasta maksuilmoituksia.
– Yleensä maksuilmoitus tipahtaa postiluukusta, kun raha on jo tilillä. Tätä ennen asiakas on jo saanut tiedon maksun määrän muutoksesta päätöksessä. Ei ole mielekästä tarjota tuplatietoa, Suvi Onninen pohtii.
Yleensä maksuilmoitus tipahtaa postiluukusta, kun raha on jo tilillä.
Tämän vuoden helmikuusta alkaen työttömyysturvan saajan on ollut mahdollista valita, haluaako hän täyttää työttömyysajan ilmoituksen verkossa vai paperilla. Verkkoasioinnin valinneille ei enää lähetetä kotiin paperista maksuilmoitusta, vaan maksuilmoitus on katseltavissa asiointipalvelussa. Aiemmin Kela on postittanut esimerkiksi jopa 1 390 000 työttömyysturvan maksuilmoitusta vuodessa.
Liitepostikin kulkee verkossa
Toukokuusta alkaen Kela on vähentänyt myös vastauslähetyskuorten ja -tunnusten käyttöä. Asiakkaat ovat käyttäneet vastauslähetystä erityisesti toimittaessaan Kelan hakemuksiin tarvittavia liitteitä. Liiteposti kulkee nykyään kätevästi verkon asiointipalvelussa, ja asiakkaat ovat löytäneet mahdollisuuden hyvin.
Vastedes asiakkaille annetaan vastauslähetyskuori tai vastauslähetystunnus vain poikkeustapauksissa. Esimerkiksi erityistä tukea tarvitseva asiakas voi tarvita kuoren.
– Kuorien ja tunnusten käyttö säilyy myös muutamissa asiakkaille lähtevissä kirjeissä, esimerkiksi päätösten oikaisuihin liittyvissä kuulemis- ja suostumustilanteissa. Lisäksi työttömyysturva-asiakkaat saavat kuoren, sillä kyseessä on toistuva, perustoimeentuloon liittyvä etuus. Toki kannustamme heitäkin verkkoasiointiin, toteaa etuusjohtaja Anne Neimala.
Asiakkaat voivat tuoda paperiliitteitä edelleen Kelan toimipisteisiin, toimistoihin ja yhteyspalvelupisteisiin. Postitsekin niitä voi lähettää omalla kustannuksella. Myös työnantajat ja yhteistyökumppanit maksavat postimaksunsa jatkossa pääasiassa itse. Yhteistyökumppanit voivat antaa asiakkaille kuoria niissä tilanteissa, joissa suorakorvaus ei onnistu. Työnantajat voivat lähettää sairauspäivärahahakemuksen työntekijän sairausajalta, sillä tämä ei ole vielä mahdollista verkossa.
– Kela säästää tässä arviolta 860 000 euroa vuonna 2016. Lisäksi uskomme, että paperinkulutus vähenee edelleen, kun ohjaamme asiakkaat lähettämään liitteet asiointipalvelussa.
Kela osallistuu Euroopan Kestävän kehityksen viikkoon, jota vietetään 30.5.–5.6.
Jopa rekkalastillinen kirjeitä päivässä
Kelasta lähetettävä posti koostuu päätöksistä, asiakaskirjeistä, maksuilmoituksista ja takaisinperintään liittyvistä maksumääräyksistä. Näiden lisäksi postitetaan infokirjeitä ja vuosi-ilmoituksia.Infokirjeet liittyvät suuriin uudistuksiin, kuten maksupäivän muutoksiin. Esimerkiksi viime vuoden lopulla postitettiin 302 000 infokirjettä vammaisetuuksien maksupäivän muutoksesta.
Tammikuussa postitetaan vuosi-ilmoitukset, joita on tavallisesti ollut kaikkiaan 1,8 miljoonaa. Tämän vuoden tammikuu oli ensimmäistä kertaa hieman helpompi. Kela postitti yli miljoona vuosi-ilmoituskirjettä vähemmän kuin edeltävinä vuosina.