Toimeentulotukilaki vahvistettiin pitkän odotuksen jälkeen kesäkuun lopussa. Valmistelut uuden etuuden vastaanottamiseksi olivat Kelassa siinä vaiheessa kuitenkin jo pitkällä. Massiivinen tietojärjestelmien rakennusurakka käynnistyi vuosi sitten syyskuussa.
”Alkuvaiheessa jouduimme tekemään ratkaisuja sokeana, sillä emme tienneet vielä lain tarkkaa sisältöä. Emme kuitenkaan voineet jäädä odottamaan linjauksia. Aikataulupaine on kova”, kertoo hankepäällikkö Marianna Karhu.
Toimeentulotukijärjestelmä otetaan käyttöön ensi vuoden joulukuussa, joten aikaa sen rakentamiselle on kaikkineen noin kaksi vuotta. Testaus vaatii oman aikansa, joten järjestelmän pitää olla rakennettuna juhannukseen 2016 mennessä.
”Uusia asioita tulee esiin työn edetessä. Toimeentulotuessa on Kelalle paljon uutta maksusitoumuksista vuokravakuuksiin.”
Tavoitteina selkeys ja ohjaavuus
Toimeentulotukijärjestelmä rakennetaan Kelan hiljattain käyttöönottamaan Onni-käyttöliittymään.
”Toimeentulotuen käyttöliittymästä pyritään tekemään selkeä ja ohjaava. Käsittelijä ei voi vahingossa sivuuttaa asioita, joihin pitää ottaa kantaa”, kertoo pääsuunnittelija Pauliina Ikävalko.
”Järjestelmän helppokäyttöisyys on tärkeä tavoite. Alkuvaiheessa monen käsittelijän on opeteltava uuden etuuden lisäksi käyttämään uutta järjestelmää. Haasteena on samalla se, että tuen ratkaisu on tehtävä seitsemässä päivässä.”
Toimeentulotukea saavia kotitalouksia on lähes 290 000. Asiakkaita ja ratkaistavaa tulee paljon.
Lainmuutoksella tavoiteltavia työajan säästöjä ei ole tarkoitus repiä käsittelijän selkänahasta.
”Sinänsä perustoimeentulotuki on suoraviivainen, laskennallinen etuus. Saamme ratkaisussa tarvittavia tietoja suoraan järjestelmistämme. Tätä mahdollisuutta kunnilla ei samassa laajuudessa ole ollut. Lainmuutoksella tavoiteltavia työajan säästöjä ei siis ole tarkoitus repiä käsittelijän selkänahasta.”
Käyttäjien kokemuksista arvokasta palautetta
Toimeentulotuen käsittelyjärjestelmän ja käyttöliittymän suunnittelijat ovat käyneet havainnoimassa toimeentulotuen ratkaisutyötä esimerkiksi Vantaalla, Lahdessa ja Helsingissä.
”Tarkkailimme, mitä vaiheita käsittelyyn liittyy, mihin aikaa kuluu, mikä on hankalaa ja mikä toimii. Käyttäjien kokemukset ovat arvokkaita. Haluamme kuulla niistä hyvissä ajoin, jotta voimme huomioida ne kehitystyössä”, Pauliina Ikävalko kertoo.
Huhtikuussa tehtiin järjestelmän prototyypin ensimmäinen käytettävyystestaus. Testattavana oli yksinkertainen tapaus: työtön, yksin asuva henkilö, jolla ei ole omaisuutta. Testaajista puolet oli Kelasta ja puolet kunnista.
Testitehtävän perusteella toimeentulotuen käsittelyä Onni-käyttöliittymällä pidettiin suoraviivaisena ja helppona. Kriittisiä käytettävyysongelmia ei löytynyt. Ulkoasusta pidettiin kovasti. Kunnan työntekijät kommentoivat, että he joutuvat tekemään omilla järjestelmillään paljon käsityötä – testattavaa järjestelmää pidettiin huomattavasti sujuvampana.
Syksyllä järjestetään seuraava käytettävyystestaus, jossa testataan mutkikkaampaa tapausta.
Hyvää yhteistyötä kuntien kanssa
Toimeentulotukea tullaan tekemään tiiviissä yhteistyössä kuntien kanssa. Tämä huomioidaan monesta näkökulmasta myös järjestelmää rakennettaessa.
”Haluamme varmistaa, että vuonna 2017 kuntien ja Kelan prosessien yhtymäkohdat ovat asiakkaalle ja käsittelijöille mahdollisimman sujuvia ja joustavia. Työtämme ohjaa yhden luukun periaate”, kertoo pääsuunnittelija Minna Ylikoski.
Asiakkaat laittavat osan kuntien käsittelemistä toimeentulotuen asioista vireille Kelan kautta, ja kunnat tarvitsevat näistä impulssin. Kun kunnissa ryhdytään tämän jälkeen käsittelemään asiaa, kuntien pitää nähdä omaa päätöstään varten asiakkaan Kelaan toimittamat toimeentulotuen hakemustiedot ja Kelassa ratkaistun perustoimeentulotuen tiedot.
Tavoitteenamme on tarjota tiedot siten, että kunnat voivat käyttää niitä optimaalisella tavalla.
Tiedonsiirtokanavana kehitetään parhaillaan Kelmu-palvelua. Lisäksi rakenteilla on Kelmuun integroitava eTotu-palvelu, joka välittää kunnille tiedon asiakkaan sosiaalityön tarpeesta. Palvelussa näkyvät myös asiakkaan hakemustiedot sekä muut tarvittavat asiakirjat.
”Tavoitteenamme on tarjota tiedot siten, että kunnat voivat käyttää niitä optimaalisella tavalla. Kunnat tietysti toivovat Kelan tarjoavan tiedot siinä muodossa, että ne voisivat hyödyntää niitä suoraan omissa järjestelmissään. Tämä on haastava tehtävä, joka voidaan tässä aikataulussa toteuttaa vain osittain. Kunnilla on hyvin erilaisia järjestelmiä käytössään”, Minna Ylikoski pohtii.
”Tiedämme kuitenkin jo paljon siitä, miten tieto kannattaa toimittaa kuntiin, jotta se palvelee parhaalla mahdollisella tavalla.”
Käynnissä on tiivis yhteistyö muun muassa Helsingin kaupungin kanssa, jossa tehdään noin 17 % maan kaikista toimeentulotukihakemuksista. Ylikoski osallistui esimerkiksi kaupungin simulaatiokokeiluun, jossa kaupunki kehittää täydentävän toimeentulotuen käsittelyprosessiaan vuotta 2017 silmällä pitäen.
”Tarjoamme panoksemme kunnan ja Kelan prosessien yhtymäkohtien kehittämiseen. Esittelen Kelmun uusia ominaisuuksia, ja saamme samalla paljon hyödyllistä tietoa kunnan prosessista.”
”Tämänkaltainen yhteistyö on hieno mahdollisuus varmistaa, että asiakas saa joka suunnasta hyvää palvelua.” ■