Tämän vuoden lopussa kunnilta siirtyy Kelan asiakkaiksi kerralla noin 150 000 toimeentulotukea saavaa kotitaloutta. Vuoden 2017 aikana toimeentulotukea saa arvioiden mukaan jopa 320 000 kotitaloutta ja niille tullaan tekemään Kelassa noin 1,45 miljoonaa päätöstä. Manuaalisesti käsitellään noin 360 000 laskua. Postinkäsittelystä ja skannauksesta menee läpi arviolta 3,3 miljoonaa asiakirjaa.
Luvut ovat suuria mutta eivät lainkaan ennennäkemättömiä Kelalle. Kela on tottunut palvelemaan vastaavia asiakasmääriä esimerkiksi työttömyysturvan ja asumistukien yhteydessä.
”Luvut ovat suuria mutta eivät lainkaan ennennäkemättömiä Kelalle.”
Tärkeimpiä edellytyksiä tehtävän sujuvalle hoitamiselle on tehokas käsittelyjärjestelmä. Kelan perustoimeentulotuen käsittelyjärjestelmä ja sen tukijärjestelmät rakennetaan Kelan Arkki-Totu-hankkeessa. Lisäksi hankkeessa toteutetaan muun muassa järjestelmän yhteydet sosiaalitoimen käytössä olevaan Kelan etuustietopalvelu Kelmuun sekä rakennetaan asiakkaiden verkkoasiointipalvelu.
Arkki-Totun hankepäällikkö Marianna Karhu kertoo, että maaliviiva häämöttää, mutta töitä riittää runsaasti aivan viime metreille saakka.
”Perustoimeentulotuen käsittelyjärjestelmän tekninen toteutus on suurelta osin tehty. Järjestelmä on kuitenkin lopullisesti valmis vasta sitten, kun huolellisen testauksen avulla on varmistettu, että kaikki ratkaisut onnistuvat varmasti suunnitelmien mukaisesti”, Karhu kertoo.
Tavoiteltujen laatuominaisuuksien ydin on oikeellisuus eli se, että oikea henkilö saa rahat oikean suuruisena, oikeaan aikaan ja oikealle tilille.
Valtakunnallisesti yhtenäinen ja tehokas
Perustoimeentulotuen käsittelyjärjestelmän suunnittelussa on kiinnitetty erityistä huomioita käytettävyyteen. Selkeä, helppokäyttöinen järjestelmä tukee tehokkuuden lisäksi tuen valtakunnallisesti yhtenäistä toimeenpanoa.
”Järjestelmä ohjaa käyttäjää etenemään askel kerrallaan, mutta jo syötettyjä tietoja pääsee myös helposti selailemaan. Selkeä järjestelmä on helposti myös uusien työntekijöiden omaksuttavissa”, Marianna Karhu kertoo.
Järjestelmä tuo ratkaisuun tarvittavia tietoja mahdollisimman kattavasti pohjalle. Asiakkaan verkkohakemukselle syöttämät tiedot tuodaan mahdollisuuksien mukaan käsittelyjärjestelmään pohjatiedoiksi, joita käsittelijä voi muokata.
Paperihakemuksen käsittelyssä taas auttaa laskujen skannauksen yhteydessä pdf-dokumentin päälle generoitava virtuaaliviivakoodi, jonka avulla käsittelijä saa laskun summan, eräpäivän, tilinumeron ja viitenumeron helposti. Näin käsittelyjärjestelmään ei tarvitse syöttää erikseen jokaista tietoa.
”Järjestelmä ohjaa käsittelijää etenemään samalla kaavalla, ja yhtenäinen perusratkaisu tulee helposti. Näin käsittelijän aikaa jää mahdollisimman paljon hankalampien tapausten ratkaisemiseen”, Karhu sanoo.
Työn tasalaatuisuutta lisäävät myös päätöksien fraasipohjat, jotka käsittelijä muokkaa, hyväksyy ja lähettää.
”Kaikki prosessin vaiheet on tarkkaan mietitty.”
Järjestelmälle on tehty käytettävyystestausta kolme kertaa kehitysprojektin aikana. Testeissä seurattiin käyttäjiä, joista osa oli kuntien ja osa Kelan käsittelijöitä. Käytettävyystestissä järjestelmää kehuttiin selkeäksi ja nykyaikaiseksi.
Kunnan työntekijät muun muassa kommentoivat, että he joutuvat tekemään omilla järjestelmillään enemmän käsityötä. Testattavaa järjestelmää pidettiin huomattavasti sujuvampana. Eräs testaajista kommentoi: ”Vaikuttaa hyvin pelkistetyltä, hyvin kelamaiselta. He ovat ihan mestarillisia optimoinnissa. Kaikki prosessin vaiheet on tarkkaan mietitty.”
Tieto kulkee sujuvasti
Toimeentulotuen uudistus velvoittaa Kelaa ja kuntia nykyistä tiiviimpään yhteistyöhön. Yhteisen asiakkaan palveluketjun pitää toimia saumatta. Asiakkaat laittavat osan kuntien käsittelemistä toimeentulotuen asioista vireille Kelan kautta, ja kunnat tarvitsevat näistä impulssin.
Tiedonsiirtokanavana toimii Kelan etuustietopalvelu Kelmu.
”Kelmuun lisätään uusi sivu asiakkaan toimeentulotukiratkaisujen näyttämistä varten. Nykyiset Kelmun kautta katseltavissa olevat etuustiedot säilyvät ennallaan omalla sivullaan”, Marianna Karhu kertoo.
”Perustoimeentulotuki-sivulla kuntien käsittelijät näkevät asiakkaan vireillä olevat ja valmistuneet toimeentulotukiasiat sekä ratkaistuun perustoimeentulotukeen liittyvän päätösdokumentin.”
Lisäksi rakenteilla on Kelmuun integroitava eTotu-kumppaniviestijärjestelmä, jonka välityksellä Kelasta voidaan toimittaa kuntien sosiaalihuoltoon ilmoituksia asiakkaan sosiaalihuollon palvelun tarpeesta, täydentävän tai ehkäisevän toimeentulotuen tarpeesta tai jos henkilön perustoimeentulotuen perusosa on alennettu.
”Rakennustyö on edennyt hyvin, ja testaus voidaan aloittaa syyskuun aikana. Syksyn aikana käyttöliittymää esitellään myös kunnille”, Karhu sanoo.
”Järjestelmää kehitetään edelleen vuoden 2017 aikana, jolloin on tavoitteena tarjota palvelurajapinnat suoraan kuntien käyttämiin järjestelmiin.”