Kela ja kunnat tekevät toimeentulotukiasioissa tiivistä yhteistyötä, sillä moni Kelan toimeentulotukiasiakas on myös kunnallisen aikuissosiaalityön asiakas. Asiakkaan tietojen välittämisessä kuntien ja Kelan välillä on kuitenkin kehittämisen varaa.
Haluamme Kelassa tarjota kunnille kattavan ja nykyaikaisen tiedonvälityksen ratkaisun toimeentulotukea varten. Olemme Kelan tietopalveluissa nyt vuoden ajan kehittäneet kanavaa, jossa asiakkaan asiaa voidaan hoitaa sujuvasti, nopeammin ja turvallisesti.
Nykytilanteessa asiakkaan tietoja lähetetään usein suojatuissa sähköposteissa, mikä ei ole tarkoituksenmukaisin tai sujuvin ratkaisu. Asiakas joutuu usein toimimaan toimeentulotukeen liittyvän tiedon kuljettajana eli toimittamaan itse kunnasta saamansa asiakirjat Kelaan ja Kelasta kuntaan.
Kelan ja kuntien työntekijöillä puolestaan menee paljon aikaa asiakkaan asioiden selvittelyyn toisen viranomaisen puhelinpalvelussa, sähköpostilla viestimiseen ja paperipostin odottamiseen. Selvityksissä onkin tullut esiin tarve asiakkaan asiaan liittyvälle kanavalle, jossa tieto liikkuisi reaaliajassa molempiin suuntiin.
Asiakkaalle kahdensuuntainen tiedonvaihto tarkoittaa asioinnin helpottumista ja toimeentulotukihakemusten sujuvampaa käsittelyä. Kelan ja kunnan näkökulmasta parempi tiedonkulku tarkoittaa tehokkaampaa prosessia sekä asiakaspalvelutarpeen vähenemistä, kun ihmiset saavat asiansa hoidettua helpommin.
Kahdensuuntaista tiedonvaihtoa Kelan ja kuntien välillä on toivottu pitkään
Vaatimuksia kahdensuuntaiselle tiedonvaihdolle on kerätty, työstetty ja priorisoitu yhdessä Kelan ja kuntien asiantuntijoiden kesken. ”Tätä on toivottu ja odotettu” on ollut yleisin saamamme reaktio, kun olemme esitelleet työn etenemistä kuntien asiantuntijoille.
Kunnat käyttävät jo nyt Kelan etuustietopalvelu Kelmua, josta kuntien asiantuntijat saavat reaaliaikaista tietoa asiakkaan toimeentuloasian ratkaisuun liittyen. Nyt tieto kulkee kuitenkin vain yhteen suuntaan, Kelasta kuntaan. Kunnat tekevät yli 5 miljoonaa kyselyä vuosittain Kelan palvelun kautta, eli tarve saada siirrettyä tietoa myös kunnasta Kelaan on ilmeinen.
Aloitimme Kelassa kahdensuuntaisen tiedonvaihdon kehitystyön viime vuoden marraskuussa. Lähdimme liikkeelle toimeentulotukeen liittyvästä tiedonvaihdosta, jotta kehitystyöstä saataisiin saman tien mahdollisimman iso hyöty ja apu. Kunnat ovat olleet aktiivisesti mukana keskustelemassa tiedonkulun tarpeista, kuten asiakirjojen lähetyksestä, tietopyynnöistä ja niihin vastaamisesta sekä kiireellisten asioiden keskustelukanavasta.
Kahdensuuntaisella tiedonvälityksellä asiakkaiden asioiden käsittelyä on mahdollista nopeuttaa ja helpottaa. Kunta voi esimerkiksi asiakkaan pyynnöstä auttaa toimeentulotukihakemusten ja tarvittavien liitteiden lähettämisessä Kelaan silloin, kun tilanne on akuutti tai asiakkaalla ei ole kykyä tai mahdollisuutta itse toimittaa tarvittavia asiakirjoja.
Toimeentulotukeen liittyvien asiakirjojen lähetystä kokeillaan pian
Parin kuukauden päässä häämöttää ensimmäisen toiminnallisuuden eli asiakirjojen lähetystoiminnon käyttöönotto. Aloitamme uuden palvelun pilottikäytön yhden kunnan kanssa.
Joskus toimeentulotukipäätös odottaa vain asiakkaalta pyydettyä liitettä. Uuden toiminnallisuuden avulla kunnan virkailija voi lähettää pyydetyn tiliotteen tai vuokralaskun Kelaan saatetekstin kanssa. Asiakirjan lähettämisen pitää perustua joko asiakkaan pyyntöön tai toimeentulotukilakiin.
Uuden toiminnallisuuden ansiosta liite on asiakkaan tiedoissa saman tien. Asiakas näkee OmaKelasta kunnan virkailijan lähettämät asiakirjat ja saatetekstit.
Yhteiskunta hyötyy Kelan ja kumppaneiden kahdensuuntaisesta tiedonvaihdosta
Keväällä 2022 pilotoimme Kelasta kuntaan lähetettäviä tietopyyntöjä ja niihin saatavia vastauksia. Samalla laajennamme lähetettävien asiakirjojen joukkoa. Hankkeen seuraavat vaiheet suunnitellaan piloteista saadun tiedon perusteella vuoden 2022 aikana.
Haluamme Kelassa hyödyntää tietoa asiakkaan, kumppaneiden ja yhteiskunnan hyväksi. Se edellyttää tehokasta eri lähteistä tulevan tiedon yhdistelemistä sekä tiedonvaihtoa kumppaneiden kesken.
Olemme aloittaneet matkan Kelan ja kumppaneiden kahdensuuntaisen tiedonvaihdon tulevaisuuteen. Lupaamme etsiä väsymättä ratkaisuja, jotka mahdollistavat entistä paremman yhteistyön asiakkaan asiaa hoitavien tahojen välillä.
