När vi i höstas inledde pilotförsöket med dubbelriktat informationsutbyte visste vi att detta var något som folk önskat sig och väntat på. Vi hade redan i flera års tid tillsammans med kommunernas sakkunniga samlat in, bearbetat och prioriterat kraven för ett dubbelriktat informationsutbyte. Pilotförsöket inleddes i december 2021.
FPA:s förmånsdatatjänst Kelmu är ett viktigt verktyg för socialarbetare. I tjänsten finns uppgifter i realtid t.ex. om avgörandet av en kunds utkomststödsärende. Årligen gör socialarbetare mer än 5 miljoner förfrågningar i Kelmu.
Tidigare har en socialarbetare inte via Kelmu kunna skicka behövliga uppgifter till FPA i en situation där hen märker att ett ärende väntar på ytterligare uppgifter av kunden. Avsikten med försöket var att hitta lösningar på detta problem.
Anställda i tre städer deltog i försöket
Vi påbörjade pilotförsöket genom att tillsammans med Tavastehus stad pröva den första nya funktionen, dvs. att skicka handlingar. Tavastehus valdes ut till pilotförsöket eftersom staden aktivt deltagit i de s.k. kommunstunderna där man diskuterat befintliga behov. Dessutom var staden av lämplig storlek för inledningen av pilotförsöket och det fanns ett intresse för projektet i staden.
Under våren utvidgades försöket först till Tammerfors och därefter i juni till Helsingfors. Responsen från samtliga kommuner har huvudsakligen varit positiv.
Det är nämligen så att alla drar nytta av den nya funktionen. När en anställd vid staden på kundens begäran kan skicka ett kontoutdrag eller en hyresfaktura till FPA, får hen mer tid över för kundarbetet. Den som har hand om ärendet vid FPA får i sin tur den handling som behövs för att kunna meddela ett beslut. Också kunden gynnas, eftersom bilagan genast finns i kundens uppgifter och ärendet således kan handläggas snabbare.
Även om mängderna fortfarande är små har responsen varit uppmuntrande
Hittills har ungefär 3 000 handlingar skickats till FPA med hjälp av den nya funktionen. Ungefär en tredjedel av handlingarna har varit fakturor som hänför sig till utkomststödet och som FPA betalar för kundens räkning. Ungefär en fjärdedel har varit bilagor till ansökningar, och en femtedel kontoutdrag. Även ansökningar har kommit in via funktionen, de utgör ungefär 16 % av handlingarna.
Responsen från deltagarna i pilotförsöket i Tavastehus visar att de anställda upplever att de nu har mer tid för kundarbetet och att beslutsfattandet vid FPA har försnabbats. Det intensifierade samarbetet mellan kommunerna och FPA upplevs som en stor fördel.
Den dubbelriktade dialogen gällande kundens situation möjliggör också en diskussion om hur brådskande situationen är. I brådskande fall kan funktionen bidra till att förhindra att kundens ekonomiska situation eskalerar, t.ex. till att kundens elektricitet stängs av.
Vi arbetar redan med lösningar på de önskemål som framförts under försökets gång. T.ex. vill användarna kunna se bilagor som skickats in tidigare. En sådan funktion kommer inom kort att införas i tjänsten.
En del har uttryckt önskemål om att kunna skicka meddelanden till FPA via Kelmu. Det är ännu inte aktuellt att utveckla en meddelandefunktion i Kelmu, men behovet av informationssäker kommunikation har uppmärksammats.
Vid årsskiftet kommer användningen att utvidgas till alla välfärdsområden
Om allt går som planerat tas sändningen av handlingar från och med oktober stegvis i bruk i alla kommuner, varefter funktionen blir en del av Kelmus grundfunktioner. Anställda inom de välfärdsområden som inleder sin verksamhet vid årsskiftet får automatiskt tillgång till funktionen.
Utvecklingen av de olika funktionerna fortsätter. Det första vi vill utveckla är en funktion som gör det möjligt för FPA-anställda att skicka begäranden om uppgifter till anställda inom kommuner eller välfärdsområden, samt för de anställda inom kommunerna eller välfärdsområdena att besvara dessa begäranden. Med en begäran om uppgifter skulle FPA t.ex. kunna be att få en sakkunnigs åsikt om en eventuell sänkning av grunddelen av en kunds utkomststöd.
Sedan, när grunden är i skick är det dags att med hjälp av en enkät utreda hurdana behov och önskemål anställda inom de olika partnerorganisationerna har, t.ex. sysselsättningstjänsterna. Detta är viktigt för att vi ska kunna vara säkra på att utvecklingen av Kelmu uppfyller användarnas behov.
FPA har uppmärksammat behovet av att förnya tjänstens teknik, användargränssnitt, tillgänglighet och tvåspråkighet. Allt detta framskrider som en del av ett mer omfattande tekniskt utvecklingsarbete.
